Inwigilacja 2.0 czy cyfrowe ułatwienie? Siedleccy przedsiębiorcy o KSeF

W środę, 1 kwietnia, Krajowy System e‑Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla kolejnych grup przedsiębiorców. Czy da się pozostać poza systemem? Co o nowym obowiązku myślą lokalni właściciele firm? Sprawdziliśmy, jak nastroje w Siedlcach mają się do zapewnień Ministerstwa.

Krajowy System e-Faktur to narzędzie służące do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania dokumentów księgowych w formie cyfrowej. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stopniowo obejmuje wszystkich podatników w Polsce. W pierwszym etapie do systemu weszły duże przedsiębiorstwa. W tegoroczne „prima aprilis” nie było jednak do śmiechu kolejnym podmiotom: do systemu dołączyły małe i średnie firmy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Poza systemem pozostają obecnie jedynie najmniejsi przedsiębiorcy, u których miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Oni czas na wdrożenie mają do 1 stycznia 2027 r., muszą jednak natychmiast przejść na KSeF, jeśli przekroczą tę kwotę. System nie obejmuje także faktur wystawianych na rzecz osób prywatnych. Choć Ministerstwo ogłosiło, że w 2026 roku nie będzie sankcji za błędy, wśród przedsiębiorców panuje chaos.

Między smykałką a lękiem

Tomasz, prowadzący jednoosobową firmę usługową, podchodzi do zmian ze spokojem. Z programem sobie poradzi, choć nie wie jeszcze, czego dokładnie się spodziewać. Na razie nie podnosi mu to kosztów księgowości. Ciśnienia też nie.

Agnieszka w handlu pracuje od niemal 30 lat.
– Obowiązkowi KSeF podlegam od kwietnia, ale zarejestrowałam się wcześniej, żeby zobaczyć, jak to będzie szło. – mówi – Dwa razy przesłuchałam na YouTube, jak to zrobić, a za trzecim razem zaczęłam się rejestrować. Szybko mi poszło, to prawda, aczkolwiek wcześniej był strach, bo ludzie mówili, że mieli ogromne problemy. Nawet moja księgowa mówi: „Ja już nie wyrabiam, bo to różne hasła, tu kody, tu to, tu tamto. Boże, można obłędu dostać”. I to nie jest starsza osoba.

Małgorzata (17 lat w handlu) teoretycznie ma czas do 2027 roku, ale już zainwestowała w nowy komputer i oprogramowanie.
– Obsługą programu nie muszę się martwić. Mam zdolną córkę, wszystko mi porobiła, pozakładała. To nie jest dla mnie problem, ale obawiam się kosztów, jakie się z tym wiążą. Działalność i tak pochłania ogromne kwoty.

Paweł z branży wykończeniowej (JDG) pod obowiązek prowadzenia elektronicznych faktur wszedł 1 kwietnia. Program nie stanowi dla niego problemu, ma smykałkę do technologii, zresztą wszystkim zajmuje się księgowy.
– Czy to jakiś dodatkowy koszt? Nie, żaden. Na ten moment księgowy robi to w ramach dotychczasowej stawki. Pokazywał mi, jak wybrać swoje faktury z konta. Tylko musisz zaakceptować albo nie. Dla księgowych to mniej roboty, bo nie trzeba faktur zbierać, wszystko jest w jednym miejscu.

Agnieszka stwierdza:
– To są wysokie koszty, jeżeli trzeba pracownika przeszkolić. Trzeba mieć internet i komputer, a nie każda mała firma to posiada. Za tym idą konkretne wydatki.

Bariery techniczne i „cyfrowy blackout”

Przedsiębiorcy wytykają systemowi braki funkcjonalne. Największym problemem jest brak powiadomień o nowych dokumentach oraz niemożliwość edycji faktury przed jej wysłaniem.

– Brak możliwości podglądu faktury, czy ja dobrze ją wypisałam, żeby sprawdzić. Tylko od razu idzie – żali się jeden z handlowców. – Do tego nie ma powiadomień. Te faktury po prostu wpadają. Muszę co jakiś czas się logować i sprawdzać. Jeśli będą problemy techniczne z serwerem, to ani nie wystawię faktury, ani nic nie kupię, ani nie sprzedam.

Maciej, pracownik biura rachunkowego, zwraca uwagę na inny aspekt:
– Żyjemy w cyfrowym świecie. Nie daj Boże, jak prąd wysiądzie, to… nic nie będzie.

Koniec tajemnicy handlowej?

Największy lęk budzi jednak transparentność systemu i bezpieczeństwo danych. Agnieszka obawia się, że KSeF to „wyłożenie kart na stół” przed konkurencją i urzędami.
– Ktoś, kto wejdzie w ten system, będzie podglądany. To tylko kwestia czasu, aż ktoś się dowie, skąd bierzesz towar przez te 30 lat i komu go sprzedajesz. Wszystko, co wypracowywałeś latami, masz w kilka minut w dłoni. Wszystko. Z biurem księgowym masz umowę, a tu wszystko od razu idzie do urzędu skarbowego. To totalny brak zaufania. Według mojej oceny małe firmy będą padać, bo ludzie boją się rejestrować.

Maciej z biura rachunkowego naświetla problem „pustych” faktur:
– NIP-y są bazą ogólnodostępną. Każdy może robiąc zakupy podać twój numer. Jak jest tych faktur pięć, to się na pewno zauważy, jeszcze jak przelewowa… no to wyrzucamy i nie księgujemy. Ale jak jest ich znacząca ilość, to jest ryzyko błędu.

Dezorientacja na rynku

Mimo że dla wielu obowiązek wejdzie w życie dopiero za rok, system już wpływa na ich pracę. Małgorzata opisuje sytuację z ubiegłego tygodnia:
– Zatankowałam auto na CPN i sprzedawca powiedział, że my już sobie pobieramy tę fakturę w KSeF. Jestem zaniepokojona, że i tak będę musiała w to wejść, choć jeszcze się nie wczytywałam. W hurtowni też nie cieszą się z tego powodu, usłyszałam tam: „Już myślałem, że nikt dzisiaj nie przyjedzie po towar, nie będę musiał wysyłać do tego KSeF. Pani się trafiła, druga klientka się trafiła, trzecia się trafiła i już mam robotę dodatkową”. Może później będzie łatwiej… Na początku jest jak z prawem jazdy – trzeba się wdrożyć.

Ma jakieś zalety?

Mimo lawiny krytyki, przedsiębiorcy dostrzegają drobne plusy. Agnieszka przyznaje, że nie będzie musiała drukować faktur i nosić księgowej. Chociaż w jej przypadku pozostaną do dostarczenia jeszcze raporty z kasy fiskalnej. Maciej przyznaje, że ujednolicenie formatu (XML) to koniec z dowolnością w formatach dat, układzie pól na fakturze i krok w stronę porządku.

Osiołek idzie i zbiera

Nastroje wśród lokalnych przedsiębiorców najlepiej podsumowuje Paweł:
– Co będzie, zobaczymy. Wszystko budzi obawy. Jakby nic nie budziło obaw, to… to by budziło. Ale co można zrobić? Deszcz pada, jaki masz na to wpływ? Parasol otwierasz albo nie. Słońce świeci – tak samo. Po co się martwić zawczasu? Tam nikt cię o zdanie nie zapyta. Cały czas jest coś dokładane, dokładane. I ten osiołek tak idzie i zbiera. Za mali jesteśmy, żeby coś zrobić. Możesz albo usiąść, albo iść dalej.