Katarzyna Strzałek‑Kotowska o KSeF: żadna nowość, dużo strachu

Zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi boją się KSeF‑u. Czy cyfrowa rewolucja oznacza koniec tajemnicy handlowej i ogromne koszty dla małych firm? O wdrażaniu systemu, faktach i mitach oraz dlaczego technologiczne zaległości biur rachunkowych mogą je drogo kosztować – rozmawiamy z księgową Katarzyną Strzałek‑Kotowską z Internetowego biura rachunkowego E‑księgowa Siedlce.

Wyzwania techniczne: limity i „zapychający się” system

Jakie problemy pojawiają się w związku z wdrażaniem KSeF? Czy wejście do systemu podniesie koszty przedsiębiorcom?

Katarzyna Strzałek-Kotowska: Obecnie główne obciążenia to koszty rozwiązań informatycznych. Tu pojawiają się problemy, bo Ministerstwo wprowadza zmiany w trakcie wdrażania. Problemów jest masa: blokady programów, limity, informatycy próbują to obejść. Programy miały być gotowe, ale wprowadzono limity pobrań dokumentów – 104 na godzinę. W przypadku biur z dużą liczbą klientów system po prostu się zapychał. Mam firmy generujące po 10 000 dokumentów miesięcznie, które przechodziły przez KSeF od lutego.

Uważam jednak, że to problemy przejściowe. Przy wdrażaniu Białej Listy podatników VAT też można było zweryfikować tylko dziesięciu kontrahentów na godzinę. Z czasem limity zniknęły, programy zaczęły sprawdzać to z automatu i dziś tego nie zauważamy. Tu najważniejsze są odpowiednie rozwiązania informatyczne, integracje programów. Niestety, kadra księgowa jest często mocno zacofana technologicznie i stąd biorą się największe obawy.

Czy te obawy są słuszne?

Jako biuro cieszę się z KSeF-u. Biuro rachunkowe zazwyczaj funkcjonuje w cyklu od 5. do 25. dnia miesiąca, kiedy mamy największy nawał pracy. KSeF wymusił nowy sposób funkcjonowania: dzisiaj ściągam dzisiejsze dokumenty. Nie muszę już czekać, aż klient da mi faktury za poprzedni miesiąc – jeden 5‑go, drugi 15-go. Dzięki temu na początku kwietnia miałam marzec niemal w całości rozliczony. To zmienia naszą pracę na plus.

Rewolucja w księgowości: koniec „ery DOS-a”

Jak KSeF wpłynie na koszty prowadzenia księgowości? Podniosą się czy obniżą?

Wszystko zależy od bazy informatycznej biura. Moje biuro jest zautomatyzowane: nie wprowadzamy nic ręcznie – papierowe faktury są skanowane przez system OCR, my tylko sprawdzamy dane. Biura, które nie inwestowały w narzędzia i wciąż pracują na systemach pamiętających czasy DOS-a, poniosą wysokie koszty. Ja płacę głównie za aktualizacje oprogramowania, które są teraz częste. Co roku opłacam też wysoką asystę za program księgowy, żeby mieć pewność, że wszystko jest aktualne. Wdrożenie KSeF-u kosztowało mnie w marcu może 1200–1500 zł. To nie są kwoty decydujące, jeśli rozłoży się je w czasie.

Największym wyzwaniem jest jakość wystawianych faktur. Firmy muszą nauczyć się robić to prawidłowo. ustalić kto będzie te faktury weryfikował. To jest do zrobienia – w jednej z firm, przy skali 10 000 faktur za luty zginęły nam w systemie tylko trzy sztuki. Skala błędów jest więc minimalna.

Bezpieczeństwo danych: czy „lewa” faktura przejdzie?

Przy ogólnodostępnym NIP-ie firmy boją się, że ktoś „podrzuci” im fakturę do systemu. Czy to możliwe?

Przedsiębiorcy nad tym nie panują, ale my mamy programy, które to ułatwiają. Klient loguje się na platformę, sprawdza listę faktur zaciągniętych z KSeF i weryfikuje, czy to jego zakupy. Dopiero gdy on to zatwierdzi, ja widzę dokumenty jako gotowe do księgowania. Żadna lewa faktura czy spam nie przejdzie dalej.

Wielki Brat i tajemnica handlowa

Przedsiębiorcy obawiają się, że KSeF stanie się narzędziem do szpiegostwa przemysłowego, że konkurent przez „zaprzyjaźnionego urzędnika” podejrzy ich marże i dostawców.

Nie ma takiej możliwości. Prawdziwy urzędnik, wie, że to jest bat na niego samego. Przedsiębiorcy nie znają tych realiów. Im się wydaje, że urzędnik jest tylko po to, żeby karać. Nie, urzędnika też można pociągnąć do odpowiedzialności. Dawno już nie wolno im tak sobie „wejść i posprawdzać”. Systemy to monitorują, szczególnie w urzędach skarbowych. Logowanie zostawia ślad – ja u siebie w programach też widzę, gdzie moi pracownicy wchodzą. Według ustawy dostęp urzędnika wymaga zgody dwóch przełożonych i polecenia służbowego. Poza tym państwo wzięło na siebie odpowiedzialność za te dane. W razie wycieku pozostają sądy międzynarodowe.

Pamiętajmy też, że faktura to zapis XML – ciąg znaków. To nie jest obrazek, który każdy odczyta „z marszu”.

Zabezpieczenia są, ale ludzie boją się tych na „wysokich stołkach”.

To nie dotyczy takich drobnych, jak my. My jesteśmy maluczcy. Jeśli ktoś z góry naprawdę będzie chciał coś zrobić, to nie mamy na to wpływu.

Jest obawa o właśnie o duże firmy, o to, że można analizować dane do przetargów…

Żeby stanąć do przetargu, nie tylko cena decyduje, trzeba spełnić szereg warunków. Ale faktura to jest już „ex post”, czyli dokument wystawiany po fakcie, po wygraniu przetargu. To jest śmieszne.

Bezpieczeństwo zaczyna się w biurze

Dlaczego śmieszne?

Bo jeśli mowa o tajemnicy handlowej, to biuro rachunkowe jest większym problemem niż urząd. Rygor w biurze jest kluczowy. U mnie pracujemy wyłącznie po kablu (zablokowane Wi-Fi), mamy zablokowane porty USB – nie da się włożyć pendrive ’a ani płyty. Ludzie ulegają panice, a nikt nie pyta mnie o zabezpieczenia czy ubezpieczenie OC biura przy podpisywaniu umowy. Moje ubezpieczenie obowiązkowe to 5 tysięcy euro. Biura, które nie prowadzą pełnej księgowości, nie mają nawet obowiązku go posiadać.

Wiele biur boi się zmiany, bo ich wiedza informatyczna jest nikła i to będzie pokutowało bardzo mocno. Większość biur oszczędza na informatyce i oprogramowaniu. Każdy patrzy na cenę – idą tam, gdzie jest taniej, a nie zawsze tanio jest dobrze. Przedsiębiorcy krzyczą o danych w Ministerstwie, a sami nie wiedzą, gdzie mają hosting strony internetowej. Często to zagraniczne serwery z innym prawem ochrony danych. O tym w ogóle nie myślą.

Urzędy wiedzą już wszystko

Ale w systemie są wszystkie informacje. Czy to koniec tajemnicy handlowej?

Przecież kilka lat temu urzędy skarbowe wprowadziły JPK, gdzie też weszła pełna kontrola nad dokumentami (Jednolity Plik Kontrolny – zestawienie wysyłane od kilku lat przy deklaracji VAT u płatnika podatku VAT. Jest tam wykaz wszystkich wystawionych i rozliczonych faktur zakupowych oraz sprzedażowych – przyp. aut.). Tam jest wszystko: od kogo się kupuje, jaka jest kwota netto i brutto. Jeżeli urząd ma wątpliwości, może zażądać każdej faktury, a my mamy obowiązek ją wysłać.

KSeF jest tylko uszczegółowieniem tego, co już funkcjonuje – pokazuje po prostu pozycje, co i za ile kto kupił. Dostęp do tego był już wcześniej, teraz jest po prostu usprawniony.

Czy przez takie systemy można człowieka odciąć od jego finansów?

Ale z bankami ludzie nie mają takiego problemu? Przecież banki od kilku lat muszą udzielać informacji. Jest system STIR, system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który służy przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi. Urzędy skarbowe monitorują nasze konta od dwóch czy trzech lat, nawet prywatne. Jeżeli algorytm wyłapie podejrzaną sytuację, mogą zablokować konto firmowe na 72 godziny. To już od lat działa. KSeF nie stwarza tu jakichś nowych możliwości inwigilacji ponad to, co do tej pory istniało. Na ten moment to systemy bankowe i JPK wiedzą o nas najwięcej.

Mali przedsiębiorcy boją się też, że KSeF zmusi ich do zakupu nowych komputerów i drogiego oprogramowania.

To jest nieprawda. Myślę, że panika spowodowała, że firmy informatyczne żądały nie wiadomo jakich pieniędzy. Może ktoś padł ofiarą naciągacza, który powiedział: „Wchodzi KSeF, będziesz musiała mieć nowy komputer”. Masa szkoleń to też było naciąganie – ludzie szkolili się z KSeF, kiedy ustawa nie była nawet podpisana! Program ministerstwa jest bezpłatny. Ja swoim klientom daję portal webowy, który można obsłużyć nawet na telefonie.

Co więcej, urzędy skarbowe podeszły do tego poważnie. Zadzwoniły do mnie panie z Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego – i pytały, czy nie trzeba nam pomóc technicznie, czy nie mamy problemów z połączeniem. To się wcześniej nie zdarzało, a pracuję 25 lat w zawodzie!

Zadziwiają mnie ludzie, którzy sami prowadzą księgowość. Oni nie rozumieją, że ich czas pracy spędzony nad dokumentami jest droższy niż biuro. Ryzykują błędem, żeby zaoszczędzić 100 czy 200 zł, które w tym samym czasie by zarobili w swojej pracy. Z samochodem idzie się do mechanika, a jak boli – do lekarza. Ale księgowość „sam sobie zrobię”. Potem przychodzą z protokołem po kontroli, gdy terminy na odwołanie już dawno minęły.

Koniec antydatowania

Jest jeszcze jedna rzecz, którą wyeliminuje KSeF i która jest patologią: antydatowanie faktur. To zostanie ukrócone w jednym momencie, bo decyduje data wysłania do systemu.